7 dicas para organizar a viagem de um executivo

As viagens de negócio tornaram-se praticamente parte da vida de um executivo e, por isso, a organização desse momento precisa ser perfeita

Independentemente do porte de uma empresa, as viagens de negócio tornaram-se muito comuns para os executivos. São inúmeras as decisões que precisam ser tomadas nesse tipo de viagem, além de encontros com clientes importantes, assinatura de novos contratos, apresentações, seminários e tantas outras ações que tomam praticamente todo o tempo do responsável.  Além disso, no mundo corporativo, tempo é dinheiro. Por isso, a viagem precisa ser muito bem organizada.

A pessoa responsável por organizar a viagem de um executivo precisa estar atenta aos detalhes. Desde reservar os melhores hotéis em São Paulo, Rio de Janeiro, Curitiba e outras capitais, até pensar em todo o trajeto que será necessário realizar, limitando o máximo possível o tempo gasto no trânsito, por exemplo.

Com a correria dessas viagens e itinerários apertados, organizar tudo nos mínimos detalhes é crucial para que o objetivo seja cumprido com sucesso. Por isso, preparamos sete dicas para ajudar a organizar a viagem de um executivo.

1. Estabeleça os objetivos

O primeiro passo é entender quais são os objetivos do executivo para essa viagem, tendo em mente: o motivo, os resultados esperados, a duração da viagem, os locais de eventuais reuniões e o recurso disponível.

Com isso, é possível visualizar e entender melhor a viagem para criar um itinerário que atenda às expectativas do executivo. Da mesma forma, com tudo isso em mente, o planejamento fica mais fácil.

2. Faça a reserva da acomodação  

Uma das principais dicas é observar em qual região os compromissos irão acontecer, para que, ao reservar a acomodação, você busque por opções mais próximas desses lugares e, consequentemente, gaste menos tempo nos deslocamentos.

Caso não haja nenhuma boa opção por perto, procure por hotéis que ofereçam serviços extras, como restaurantes no local, salas de massagem e relaxamento, a fim de que o executivo possa descansar adequadamente antes do próximo compromisso.

3. Passagem aérea 

Se a viagem necessitar de transporte aéreo, o principal ponto é tentar comprar as passagens com a máxima antecedência possível, pois assim há chances de encontrar voos com custos menores.

Ademais, caso a empresa promova viagens com frequência, considere adotar opções de milhas aéreas, algo que pode ajudar a reduzir os custos em caso de uma viagem de última hora.

4. Deslocamento local

É muito comum que nesse tipo de viagem o executivo tenha que estar em vários lugares no mesmo dia. Nem sempre os aplicativos de mobilidade urbana ou táxis conseguem atender com a velocidade necessária.

Nesse caso, procure no local de destino por empresas que forneçam serviços de motorista particular. Dessa forma, o executivo não terá que se preocupar com o transporte, pois tudo já estará definido antes mesmo de sua chegada. Essa é uma alternativa mais ágil e segura.

5. Tenha o itinerário em mãos

Saiba exatamente todos os passos que o executivo precisará realizar em seus compromissos profissionais durante a viagem. Uma boa dica é montar uma planilha com data, horário, local, endereço, cliente a ser tratado e objetivo da reunião, para que possa acompanhar e checar se está tudo transcorrendo como esperado.

Além disso, ter esse itinerário de maneira visual permite pensar em estratégias para o deslocamento local, bem como oferecer alternativas em caso de imprevistos.

6. Marque todas as reuniões

Normalmente, ao realizar uma viagem, o executivo terá inúmeras reuniões. Desse modo, considere sempre confirmar os encontros com antecedência, marcando os compromissos na agenda online. Da mesma forma, veja se há algum cliente na região com quem seja possível marcar um encontro, mesmo que não faça parte do escopo inicial da viagem, mas que possa ser uma boa oportunidade.

Caso a viagem seja para seminários e cursos, não esqueça de confirmar a presença do executivo, bem como enviar para ele tudo o que precisará para acessar o local do evento.

7. Otimize o tempo

Em viagens de negócio, o tempo é crucial para que o executivo consiga aproveitar o máximo possível nesse período, visando o bem da empresa. Dessa forma, durante a espera pelo avião ou no deslocamento no lugar de destino, por exemplo, faça ligações ou chamadas de vídeo, repassando todos os detalhes para o compromisso em questão e informando possíveis novidades.

Organizar uma viagem não é tarefa fácil, especialmente quando falamos de um deslocamento a trabalho com o principal responsável pelo sucesso da empresa. Entretanto, com essas dicas, você conseguirá pensar e resolver os mínimos detalhes, assim como estar precavido em caso de imprevistos para que tudo ocorra dentro do esperado.

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